4 pasos que ayudaran a gestionar la información de tu empresa

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¿Alguna vez te ha ocurrido que recibes una solicitud para elaborar un informe importante y no puedes encontrar la información que necesitas para hacerlo? Peor aún, luego encuentras la información y cuando estas en la mitad del informe tus compañeros te comentan que no estas utilizando la versión más reciente. Esa información la tiene Pepe. Pero, ¿quien es Pepe? te preguntas. y ¿Dónde almacena su información?

Este escenario es común en organizaciones que no administran adecuadamente sus activos de información, la pérdida económica que puede representar es crítica. Según informes del IDC, una organización de 1000 colaboradores puede perder hasta USD 5.7 Millones, monto que se atribuye al tiempo invertido en buscar información y no encontrarla.

La información debe contar con una estructura adecuada y se debe priorizar en función a su valor o utilidad dentro de la organización. Es por eso que antes de implementar un sistema de gestión de contenido, se debe seguir cuatro pasos:

1)   Identificar la información relevante a gestionar y priorizarla según su nivel de criticidad.

2)    Elegir el sistema de gestión de contenido más adecuado (por ejemplo, Jira)

3)    Establecer una estructura acorde para iniciar su registro.

4)    Asignar la metadata correcta que facilitará su posterior búsqueda y recuperación.

Seguir estos pasos garantizaran el uso efectivo de la información y te servirán para reducir los costos generados por ineficiencias (no contar con la información correcta y en el momento preciso).

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